De l'Excel al dashboard: passos per no morir en l'intent
L'Excel és l'eina més reeixida de la història de la informàtica empresarial. És flexible, potent i tothom la sap fer servir (més o menys). Però l'Excel té un costat fosc: la "versió final_v3_revisada.xlsx", els errors de fórmula ocults i, sobretot, la quantitat ingent d'hores humanes que es perden cada setmana actualitzant informes manuals. El pas natural és moure's cap a un sistema de Business Intelligence (BI) com Power BI o Looker Studio, però aquesta transició sol ser un cementiri de projectes fallits.
Per què fallen? Perquè intentem replicar l'Excel al Dashboard. I són animals diferents.
Pas 1: Admetre que tens un problema de dades, no de visualització
La majoria d'empreses que volen "un dashboard maco" es troben que les seves dades són un desastre. Noms de clients duplicats, dates en formats diferents, camps buits... A l'Excel, l'humà corregeix això sobre la marxa ("Ah, sí, aquest 'Ggl' vol dir 'Google'"). La màquina no perdona. Abans de dibuixar gràfics, necessites un procés ETL (Extract, Transform, Load) que netegi les dades automàticament. Si no inverteixes el 80% del temps en neteja de dades, el teu dashboard serà preciós, però mentirà.
Pas 2: Definir la pregunta, no el gràfic
Un error clàssic és omplir la pantalla de rellotges i gràfics de pastís perquè "queda bé". Un dashboard útil ha de respondre preguntes de negoci concretes. "Estem guanyant diners avui?", "Quin venedor necessita ajuda?". Si un gràfic no porta a una acció (trucar a algú, canviar un preu, felicitar un equip), no hauria d'estar al dashboard. Menys és més. Un semàfor vermell/verd és sovint més útil que una taula de 50 files.
Pas 3: L'Automatització és la clau de la vida
Si per actualitzar el teu nou dashboard has de baixar un CSV, obrir-lo, canviar una columna i pujar-lo, has fracassat. L'objectiu del BI és eliminar la fricció. Les dades han de fluir soles des del teu ERP o CRM fins a la pantalla. Eines com Fivetran, Airbyte o fins i tot scripts simples en Python poden moure les dades mentre dorms. Quan arribis a l'oficina a les 9:00, el dashboard t'ha d'estar esperant amb la foto d'ahir tancada, no a l'inrevés.
La resistència cultural: "Però jo vull veure les files"
El canvi més difícil és mental. Els usuaris d'Excel estimen les files i les columnes; els agrada "tocar" la dada. Un dashboard agrega i resumeix. Cal formar l'equip perquè aprengui a confiar en l'agregat i a fer servir els filtres interactius per "baixar al detall" (drill-down) només quan sigui necessari. És un procés d'alfabetització de dades que requereix paciència i acompanyament.
Conclusió: Un viatge d'anada
Passar de l'Excel al Dashboard fa por, però un cop ho tens, no hi ha marxa enrere. La sensació de control i la velocitat de decisió que guanyes compensen amb escreix el dolor de la neteja inicial de dades. Comença amb un sol informe, el més dolorós de fer manualment, i automatitza'l. L'èxit d'aquest petit projecte vendrà la idea a tota l'empresa.